Wer wartet, erhält viel Geld zurück

So einfach können Sie mit einer Abschreibung Steuern sparen

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Büromaterialien sind wichtig - und können von der Steuer abgesetzt werden.

Wer selbstständig ein Unternehmen führt, muss auch auf die Ausgaben schauen. Abschreibungen können dabei helfen, viel Geld zu sparen.

Wer als Freelancer und Unternehmer selbstständig arbeitet, kommt an einer wichtigen Station nicht vorbei: der Buchhaltung. Doch auf dem Weg dorthin begegnet Ihnen auch das Thema Abschreibungen.

Doch inwieweit unterscheidet sich die lineare von der degressiven Abschreibung und wann ist welche Form sinnvoll? Um sich im Paragrafen-Gewirr nicht zu verlieren, gibt der Steuerexperte Paul-Alexander Thies, Geschäftsführer vom Online-Buchhaltungstool Billomat, eine Orientierung.

Was ist eine Abschreibung?

Das Prinzip Abschreibung lautet: Jetzt zahlen und später von der Steuer absetzen. Ob der Schreibtisch, an dem ein Selbständiger sitzt oder der Laptop, der sich auf dem Schoss des Geschäftsführers befindet – beide Objekte sind für das Unternehmen ein Anlagegut und dementsprechend ein Teil des Vermögens.

Eine Abschreibung führt zu einer Reduzierung der Steuerlast durch den Erwerb eines Wirtschaftsgutes. Jedes Mal, wenn ein Freelancer sein Geschäftstelefon benutzt, sinkt der Wert seines Apparates. Die Abschreibung ist die Erfassung der Wertminderungen dieses Vermögensgegenstandes.

Die Idee hinter der AfA, kurz für "Absetzung für Abnutzung", lautet: Sobald ein Gründer einen Firmenwagen kauft, kostet die Anschaffung des neuen Wagens natürlich Geld.

Das gezahlte Kapital mindert das Betriebsvermögen allerdings nicht und das aus einem Grund: Der Wagen bleibt im Unternehmen und der Wert bleibt dem Betrieb dementsprechend in voller Höhe erhalten.

Die Abschreibung über die Nutzungsdauer von Wirtschaftsgütern ist im Handelsrecht und Steuerrecht Pflicht, die Anschaffungskosten müssen also über die "betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer" verteilt abgeschrieben werden. Das kann über mehrere Jahre bis hin zu Jahrzehnten dauern.

Die vielen Formen und Arten der Abschreibung

Gerade beim Start der Reise in die Selbständigkeit wirkt die Vielzahl an Vorschriften und Arten der Abschreibung vielleicht verwirrend. Eine gute Nachricht gibt es: Die degressive Abschreibung ist seitdem 31. Dezember 2010 abgeschafft worden.

Daher spielt diese Form für frische Gründer und Selbständige keine Rolle mehr, da sie sich auch nur noch auf Käufe vor dieser Zeit bezieht. Doch in der aktuellen Praxis sind weiterhin die nachfolgenden zwei Abschreibungsfälle für den beruflichen Alltag notwendig:

  • die lineare Abschreibung auf Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens über die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer
  • die Sofortabschreibung auf "Geringwertige Wirtschaftsgüter", die im Jahr des Kaufes abgeschrieben werden

Klar und präzise - die lineare Abschreibung

Bei dieser Abschreibung handelt es sich um einen Normalfall. Bei diesem Verfahren werden die Anschaffungskosten gleichmäßig auf die einzelnen Jahre verteilt. Hier gibt es ein kleines Rechenbeispiel:

Wenn ein Unternehmer einen Firmenwagen für 18.000 Euro kauft, beläuft sich die jährliche Abschreibung bei einer betriebsgewöhnlichen Nutzungsdauer auf sechs Jahre. Das bedeutet, jedes Jahr wird ein Sechstel des Betrags, also 3.000 Euro, in der jährlichen Buchhaltung abgeschrieben.

Mit drei kleinen Regeln – Die Sofortabschreibung geringwertiger Wirtschaftsgüter

Bei der Reise mit den sogenannten GWG, den geringwertigen Wirtschaftsgütern, ist das Ziel schnell in Sicht: Unternehmer können diese Güter in dem Jahr, in dem sie beispielsweise ihren Schreibtisch kaufen, diesen sofort komplett abschreiben. Doch dafür müssen die Güter die nachfolgenden drei Kriterien erfüllen. Es muss sich um:

  • bewegliche Wirtschaftsgüter handeln
  • die selbstständig genutzt werden können und
  • deren Anschaffungs- oder Herstellungskosten 410 Euro (netto) nicht überschreiten

Übliche geringwertige Wirtschaftsgüter sind etwa Kopierer oder Einrichtungsgegenstände wie Schreibtische oder Computer. Ein Drucker fällt dabei heraus, da er nur funktioniert, wenn er an einem PC angeschlossen wird.

Doch nun geht es tiefer hinein ins Abschreibungs-Nirwana. Seit 2008 gibt es eine interessante Alternative: die Abschreibung von GWG-Sammelposten.

Gesammelt gering – der GWG-Sammelposten

Wenn die Anschaffungskosten von Wirtschaftsgütern über 150 Euro liegen und den Betrag von 1.000 Euro nicht überschreiten, können Selbständige und Gründer nach § 6 Abs. 2 a EStG einen Sammelposten einrichten. Dieser wird über fünf Jahre mit jeweils 20 Prozent abgeschrieben. Hier kommt ein kleines Beispiel:

Sobald ein Freelancer oder ein Unternehmer im März einen Schreibtisch in Wert von 300 Euro kauft und sich im Oktober dazu entscheidet, auch einen Bürostuhl für 160 Euro zu erwerben, kann er daraus einen Sammelposten bilden. Dieser würde im Beispiel 460 Euro betragen. Diese Summe wird dann mit 20 Prozent, also 92 Euro pro Jahr, in den nächsten fünf Jahren abgeschrieben.

Auf dem ersten Blick wirkt diese Abschreibungsart recht komplex, doch für einige Situationen ist sie tatsächlich sinnvoll. Ein Schreibtisch weist eine Nutzungsdauer von 13 Jahren auf. Mit dem Sammelposten und einer Abschreibung, die fünf Jahre andauert, sparen Unternehmer acht Abschreibungsjahre.

Die Afa-Tabelle als kleiner Kompass aus dem Abschreibungs-Dschungel

Nun stellt sich der eine oder andere Geschäftsführer die Frage, wo und wie die Jahre der Nutzungsdauer festgelegt werden.

In der sogenannten AfA-Tabelle vom Bundesministerium für Finanzen sind alle Güter und ihre Abschreibungsdauer festgelegt. Die Liste stellt allerdings nur ein Hilfsmittel dar und ist nicht rechtsverbindlich.

Für Selbständige und Unternehmer bedeutet das, dass sie in Einzelfällen auch von den Vorschlägen abweichende Werte festlegen können, solange sie diese auch nachvollziehbar gegenüber dem Finanzamt argumentieren.

Die kleine Übersicht zeigt, dass die Welt der Abschreibungen gar nicht so kompliziert ist. Nach und nach eingeübt, wird die Buchhaltung über die Jahre immer leichter und der Fahrtwind in die Selbständigkeit oder ins eigene Unternehmen nimmt an Geschwindigkeit an.

Mit diesen sieben Tipps sparen Sie im Alltag viel Geld

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