E-Mail-Verkehr: Sortieren Sie bei der Anrede nach Hierarchie – bei Gleichheit werden Frauen zuerst genannt
Für viele gehören E-Mails zu der Arbeit dazu, wenn nur eine Person kontaktiert wird, ist das Vorgehen klar. Was tun, wenn die Mail an mehrere Personen geht?
Sie haben eine geschäftliche Mail komplett ausgearbeitet, der Inhalt, den Sie vermitteln wollen, steht – Anrede, Verabschiedung und die Empfängerinnen und Empfänger fehlen noch und das raubt Ihnen am meisten Zeit. Wie war das noch? Es gilt als höflich, Frauen zuerst zu nennen, aber was, wenn ein Mann eine hierarchisch höhere Stelle hat?
E-Mail an mehrere Personen: Wie funktioniert die Anrede?
Wie wirkt meine Mail auf Empfängerinnen und Empfänger – vielleicht haben Sie sich das auch schon einmal gefragt, gerade, wenn Sie eine Mail an mehrere Personen schicken, können sich unangenehme Fehler einschleichen. Eventuell können sich Personen gekränkt fühlen, wenn Sie eigentlich zu Beginn der Mail genannt werden sollten und Sie die Reihenfolge vertauscht haben. Wenn Sie eine Mail an mehrere Personen schicken, sollten Sie Folgendes beachten:
✔️ Person mit der höheren Position am Anfang nennen (unabhängig vom Geschlecht oder Titel)
✔️ Haben die adressierten Personen den gleichen Rang, wird die Frau zuerst genannt
✔️ Wollen Sie mehrere Personen mit gleichem Rang und Geschlecht ansprechen, greift die alphabetische Reihenfolge
Falls Sie sich nicht sicher sind, wer eine höhere Position innehat, kann eine kurze Recherche im Internet ratsam sein. Sollten Sie schon Post von Ihren Adressaten bekommen haben, achten Sie darauf, wer auf einem Schreiben links unterschrieben hat. Diese Person ist ranghöher und sollte zuerst genannt werden, informiert ReNoSmart, Online-Bibliothek für Kanzlei- und Notariatsmitarbeiter, auf der eigenen Webseite.
Wenn Sie Empfängerinnen und Empfänger nur informieren wollen, aber von einer Person keine Antwort erwarten, kann diese in CC adressiert werden.
Nach diesen Vorgaben sollten Sie entscheiden, wer im Adressat-Feld bei der E-Mail-Adresse zuerst genannt wird.
E-Mails: Wie Sie Personen richtig ansprechen
Bei der Anrede können Sie schon einiges richtig oder falsch machen. Wie genau Sie Personen anreden können, hängt auch davon ab, wie gut Sie sich schon kennen. Mit „Sehr geehrte Frau …“ oder „Sehr geehrter Herr …“ machen Sie nichts falsch. Kennen Sie sich schon besser, können Sie Ihre Adressaten auch mit „Liebe/r …“ ansprechen. Ein Mittelweg zwischen förmlich und vertraut ist die Anrede mit „Hallo …“. Hier sollten Sie allerdings ebenso bereits Kontakt zu der Person gehabt haben.
Schreiben Sie eine Mail an eine Personengruppe, können Sie beispielsweise die Formulierung „Liebe Kolleginnen und Kollegen, …“ verwenden. Sollten Sie eine geschlechtsneutrale Anrede bevorzugen, kann auch „Liebes (Projekt-)Team“ sinnvoll sein.
Übrigens: Sollten Sie eine Bewerbung schreiben, achten Sie ebenfalls auf die Betreffzeile – die kann darüber entscheiden, ob Ihre Mail gelesen wird oder nicht.
Der akademische Grad in E-Mails
Einigen Menschen ist es wichtig, dass der akademische Grad in der Anrede genutzt wird. In Deutschland ist es üblich, den Doktortitel in der Anrede zu verwenden. Beispiel: „Sehr geehrte Frau Dr. Müller“. Amtsbezeichnungen, informiert die Plattform Business-Wissen, wie „Herr Oberamtsdirektor“ werden hingegen nicht genannt. Des Weiteren ist es eine Sache der Höflichkeit und auch der Hierarchie: Studentinnen und Studenten sind gut beraten, wenn Sie eine Mail mit „Sehr geehrte Herr Professor …“ starten, wenn diese Bezeichnung auf die Person zutrifft. Hat eine Person den Bachelor oder Master gemacht, wird dies nicht extra in der Anrede erwähnt.