Zeitmanagement

Das passiert, wenn Sie Ihren Tag in 100 Blöcke einteilen

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Die Zeit läuft nur so dahin. Doch wenn Sie Ihren Arbeitstag gut strukturieren, wird sich das positiv auf Ihren Job auswirken.

"Der Tag müsste 48 Stunden haben, um alles zu schaffen!" Kommt Ihnen bekannt vor? Vielleicht reicht es auch schon, ein bisschen strategischer zu arbeiten.

Von Zeitmanagement haben wohl schon die meisten gehört. Es soll uns helfen, möglichst produktiv zu sein und alle Aufgaben des Tages, der Woche oder des Quartals zu schaffen. Trotzdem hadern wir im Job ständig mit unserem Arbeitspensum und der wenigen Zeit, die uns dafür bleibt, um alle Aufgaben zu bewältigen. 

Tag in 100 Blöcke einteilen - das ist der Grund

Doch statt To-Do-Listen dröge abzuarbeiten und am Ende doch nicht alles zu schaffen, sollten wir uns lieber Zeit nehmen, unseren gesamten Tag einmal von außen zu betrachten. Das Online-Portal Wait but Why hat dafür eine interessante Methode: Teilen Sie Ihren Tag einfach in 100 Blöcke ein. Doch wieso 100? Und was soll das bringen?

Ganz einfach: Wir schlafen zwischen sieben und acht Stunden am Tag. Das heißt es bleiben 16 bis 17 Stunden am Tag übrig, in denen wir etwas schaffen können - etwa 1.000 Minuten. Diese 1.000 Minten könne wir uns einfacher vorstellen, wenn wir sie in 10-Minuten-Blöcke aufteilen. So stehen uns jeden Tag 100 Blöcke zur Verfügung, die wir in Arbeit, Freizeit, Familie oder auch Weiterbildung "investieren" können. 

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100-Blöcke-Methode verdeutlicht, wo wir Zeit einsparen können

Die Zeit, die uns jeden Tag zur Verfügung steht, können wir uns am besten vor Augen führen, in dem wir die 100 Blöcke als Raster auf einem karierten Block einzeichnen. Für welche Aufgabe würden Sie nun drei Blöcke (= 30 Minuten) freihalten - für welche zwölf Blöcke (=zwei Stunden)? Wie viel sind Ihnen Ihre E-Mails wert? Wie viel ein Meeting? Wie viel Ihre Weiterbildung im Job? Wo können Sie Zeit kürzen, wofür brauchen Sie mehr Zeit?

Wer sich darüber im Klaren wird, welche Aufgaben weniger wichtig beziehungsweise weniger Aufwand wert sind und welche mehr, dessen Arbeitszeit wird auch deutlich produktiver. Das gleiche gilt für die Freizeit: Sie wollten schon immer mehr Zeit beim Sport verbringen statt vor dem Fernseher? Oder lieber mehr Zeit mit den Kindern verbringen statt endlos Überstunden zu schieben? Dann helfen Ihnen die 100 Blöcke, dieses Ziel nun endlich zu verwirklichen.

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Von Andrea Stettner

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Ganz klar: Wer pünktlich im Büro ist, hat Zeit sich zu sortieren und stressfrei in den Tag zu starten. Wer jedoch schon in der Früh unter Zeitdruck gerät, verliert schnell den Überblick.
Ganz klar: Wer pünktlich im Büro ist, hat Zeit sich zu sortieren und stressfrei in den Tag zu starten. Wer jedoch schon in der Früh unter Zeitdruck gerät, verliert schnell den Überblick. © pixabay
Bevor Sie am Tisch Platz nehmen, sollten Sie nochmal die Gelegenheit nutzen, sich zu bewegen. Egal ob Stehen, Laufen oder Strecken - die Bewegung tut Ihnen gut und bringt den Kreislauf in Schwung.
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Überprüfen Sie außerdem, ob der Bürostuhl richtig eingestellt ist und sich alles, was Sie brauchen, in Reichweite befindet. So sorgen Sie für ein bequemes Umfeld - und gleichzeitig eine bessere Stimmung.
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Ein Lächeln auf den Lippen reicht oft schon aus, um die Motivation im Büro zu steigern. Dafür bieten sich ganz kleine Rituale wie eine tägliche Mail mit dem "Witz des Tages" - und schon ist Ihre Stimmung aufgehellt.
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Sie halten sich für besonders multitaskingfähig und wollen das täglich unter Beweis stellen? Dann boykottieren Sie sich eher selbst. Forscher der Universität von Stanford wollen herausgefunden haben, dass es produktiver ist, eine Sache nach der anderen zu erledigen.
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Schätzen Sie gleich am Morgen die Laune Ihrer Kollegen ein. Gerade Chefs sollten mit den Mitarbeitern ins Gespräch kommen, um sicherzustellen, dass die Stimmung gut ist und somit der Tag produktiv wird.
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Den sozialen Aspekt sollten Sie auch in der Arbeit nicht vernachlässigen: Nutzen Sie morgens - vor allem als Führungskraft - die Gelegenheit Ihre Mitarbeiter oder Kollegen zu begrüßen. Dieser menschliche Ansatz ist ansteckend und motiviert.
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Schreiben Sie sich nicht nur auf, was getan werden muss, sondern am besten auch in einer realistischen Reihenfolge. Denn wer am Morgen schon Prioritäten setzt, startet gut vorbereitet in den Tag. Die wichtigsten Aufgaben sollten Sie sofort angehen, weil zu Tagesbeginn der Elan noch am größten ist.
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